Lukijani.
Viime aikoina on keskusteltu virkamatkoihin liittyvistä kuluista. Minäkin kannan korteni kekoon. Pajatsoa tuskin saan tyhjäksi.
Tunnen parhaiten valtion matkustussäännön. Seurakuntien säännöt noudattavat tietääkseni samaa logiikkaa. Syy on siinä, että verottaja määrittelee reunaehdot ja työmarkkinajärjestöt liikkumavaran niiden sisällä.
Perussääntö kuuluu: ”Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita asianomaisella on ollut virkamatkan johdosta.”
Virkamatkalle ei voi lähteä ilman määräystä. Matkalle lähtijän täytyy sitä ennen antaa riittävät tiedot matkan tarkoituksesta ja kustannusten perusteista. Kokemuksen karttuessa oppii ennakoimaan myös sen, että kulkuvälineet voivat myöhästyä ja jatkoyhteydet pettää.
Matkan tekotapaa koskeva pykälä on hioutunut nykyiseen muotoonsa vuosien kuluessa. Soveltamisohje on tasa-arvoinen: ”Matkakustannusten korvausperusteisiin ei vaikuta henkilön virka-asema eikä hänen palkkauksensa taso tai muu vastaava peruste.” Aina ei ole ollut niin. Vielä kolme vuosikymmentä sitten reservin upseerille kirjoitettiin kertausharjoitusmatkalle 1. luokan junalippu.
Reilu peli ulottuu bonuksiin asti: ”Eräät lentoyhtiöt ja majoituspalveluyritykset markkinoivat tuotteitaan tarjoamalla asiakkailleen mm. ilmaismatkoja ja ilmaisia yöpymisiä. Viraston kustantamista virkamatkoista saatu etu kuuluu työnantajalle ja mahdolliset ilmaiset liput ja yöpymiset tulee hyödyntää virkamatkojen yhteydessä.”
KISS-metodi (= keep-it-simple-stupid) antaa kattavan neuvon: ei kortteja – ei sidonnaisuuksia!
Omalla autolla tehtävä virkamatka voidaan korvata. Pahaa jälkeä syntyy silloin, kun kaksi työntekijää kisaa keskenään, kumman autolla kuljetaan yhteiseen kohteeseen.
Päivärahassakin on sudenkuoppia. Kuinka pitkiä taukoja voi pitää paluumatkalla kotiin? Kuinka suhtautua isännän yllättävään tarjoukseen maksaa lounas? Jos pitää tauon vain varmistaakseen paremman päivärahan, tekee väärin. Jos kieltäytyy lounaasta ja perii täyden puolipäivärahan, tekee väärin. Omainen tai tuttava saa sentään tarjota aterian – kunhan ele ei liity virkamatkaan.
Matkan päätyttyä pitää tehdä matkalasku. Jos kaikki menee oikein, korvaukset ovat tilillä jonkin ajan päästä. Silloin kannattaa vielä kerran tarkistaa, että tilitys täsmää. Ja oikaista, jos aihetta on.
Sinun
Harmaa rovasti
Luulen, että siellä verovirastossa ollaan niin kateellisia noista lentoyhtiöiden bonuksista, että jossain vaiheessa ne vielä kielletään. Sikäli kun matkustaa sekä työasioissa että yksityishenkilönä, menee äärimmäisen vaikeaksi laskea, mitkä bonuspisteet ovat tulleet kenenkin maksamina, varsinkin kun usealla lentoyhtiöllä pisteet vielä vanhenevat fifo-periaatteella.
Meillä työnantaja on lähtenyt siitä, että pisteet saa käyttää henkilökohtaisiin matkoihin tai henkilökohtaisten tavaroiden ostamiseen lentoyhtiön palkintosivustolta. Tällöin saadun edun arvo on kuitenkin ilmoitettava työnantajalle, joka ilmoittaa sen verottajalle ansiotuloksi. Työnantaja ei siis vaadi pisteiden hyötyä itselleen, mutta verottaja haluaa omansa pois.
Koska verottajalla ei ole mitään keinoa valvoa pisteiden käyttöä tai tietää, kenen maksamista matkoista pisteet ovat kertyneet, liityn tässä nyt piispa Laajasalon joukkoon julkisuuden hirsipuuhun ja myönnän rehellisesti, että pisteitä olen käyttänyt omaksi edukseni aivan hillittömästi ja koskaan en ole niistä verottajaa informoinut. Hyi minua.
Siinä olen kuitenkin ollut kiltti poika, että viimeisen 5 vuoden aikana minulla on yli 1000 työasioissa tehtyä luottokorttiostoa ja joka ikisestä olen toimittanut kuitin. Ensimmäistäkään kuittia en ole koskaan hukannut.
Jusu. Kiitos kommenteistasi. Osut ongelman ytimeen, kun mainitset valvonnan vaikeudet.
Verottaja on käsittääkseni määritellyt reunaehdot työntekijälle maksettaville korvauksille juuri siksi, että niistä ei voisi muodostua harmaata palkanlisää. Bonus on hyvälle asiakkaalle annettava erityisalennus. On suotavaa osata tunnistaa, milloin asiakkaana on yksityishenkilö X ja milloin yrityksen edustaja X.
Ajattelen näin: Jos vastaisuudessa päätyisit käyttämään kiistatta työmatkojen johdosta saamasi alennuspisteet työnantajan hyväksi, yritykselläsi olisi kulujen vähentyessä mahdollisuus maksaa vastaavasti enemmän veroja yhteiskunnan yhteiseen kassaan. Jos yrityksellä on käytössä tulospalkkio, sitä tietä osa bonuksista tietenkin päätyisi myös yksityiseen kassaasi.
Tuo pitää paikkaansa. Samoin jos olisin ilmoittanut työmatkoista samaani henkilökohtaisen pistehyödyn verottajalle, valtion kassaan olisi kertynyt hieman enemmän verorahoja. Koska en ilmoittanut, bonuspisteistä on mahdollisesti tullut minulle harmaata palkanlisää.
Tosin säännöt pisteiden käyttämiseen ovat myös hankalia. Käytännössä pisteet kertyvät samalle pistetilille ja henkilökohtaisesti maksamistani lennoista saadut pisteet ovat omiani eikä niiden käyttöä tarvitse raportoida verottajalle. Muistelen, että verottaja on myös katsonut, että pisteiden käyttämistä tasokorotukseen (eli vaihtaa economy luokan lipun business luokkaan) ei katsota verotettavaksi eduksi vaan sen saan tehdä työnantajan pisteillä myös henkilökohtaiselle lennolle.
Käytännössä tämä vaatisi kirjanpidon, jolla lasken mistä kukin piste on ansaittu ja mihin se on käytetty. Tässä voisi myös harrastaa verosuunnittelua ja käyttää työnantajan pisteet verovapaisiin korotuksiin ja ostaa aalto-maljakko finnair shopista omilla pisteillä. Käytännössä tuo on niin monimutkaista, että se jää tekemättä. Samoin kuin verojen maksaminen maastosta kerätyistä palautuspulloista.
Jusu. Tuntuu hyvältä huomata, että olet päätynyt omaan ratkaisuusi varsin perusteellisen pohdinnan jälkeen.
Tarkkuus bonuspisteiden käytössä tai löydettyjen panttipullojen ilmoittamisessa verottajalle voisi olla Jeesuksen puheeksi ottamaa fariseusten liioittelevaa intoilua siitä, että kymmenykset tulevat maksetuiksi myös yrteistä (Matt. 23:23). Mutta toisaalta keisarillekin kuuluu antaa osansa (Matt. 22:21).
Töelämässä ollessani olin mukana opiskelemassa N-liitossa. Silloin ulkomaan päiväraha oli määritelty kunkin maan kustannustason mukaan. Reissu kesti 2 kuukautta. Päivärahoja vastaava määrä matkashekkejä annettiin jokaielle ja sillä piti elää perillä se aika. matkat ja majoitus ei maksanut meille mitään. Kulutus oli tietysti persoonakohtaista eikä asiasta tarvinnut tehdä mitään selvityksiä. Siihen aikaan päiväraha asia oli sellainen.
Eipä se tuosta oikeastaan ole muuttunut. Meillä tosin päivärahat maksetaan jälkikäteen ja rahana suoraan tilille. Nykyisinkin päivärahan suuruus riippuu kohdemaasta.
Pieni lisäys. Asiat tapahtuivat 70-luvulla, jolloin korkein ulökomaanpäiväraha oli N-liitossa ja USA:sa korkein eli saman suuruinen. Kahden kuukauden rahoista tuli summa, joka ylitti hiukan valuutan vientirajan, joten Suomen Pankkilta saatiin eli anottiin komennuskunnalle lupa viedä shekit ulos maasta.
Hyvä työnantaja maksaa ennakkoa työntekijän tilille ellei voi mukaan annettavalla maksukortilla tms. järjestelyllä taata, ettei kädestä suuhun elävä työntekijä joudu ottamaan omiin nimiinsä luottoa pitkän työ- tai virkamatkan kuluista selvitäkseen.
Ennakon tarve on luultavasti nykyisin harvinaisempaa kuin ennen. Onneksi, koska se lisää hallinnollista työtä. Mutta periaatteessa on hyvä, että mahdollisuus siihen on olemassa ja että sitä osataan käyttää.