Osa seurakuntien työntekijöistä on keksinyt uuden kirosanan: Kipa. Samaan aikaan Kirkon Palvelukeskuksessa Oulussa asiakaspalvelupäällikkö Anne Saloniemi ja johtaja Seija Mäenpää miettivät keinoja, miten asiakkaiden otsarypyt saataisiin siliämään.
Ihmisten suhtautuminen muutokseen on kaikkialla samanlaista, olipa kyseessä kunnalliseen tai kirkolliseen palvelukeskukseen siirtyminen, tietää Mäenpää.
Anne Saloniemi istahtaa hyväntuulisena lähes tyhjän työpöytänsä ääreen. Kirkon palvelukeskuksen, Kipan asiakaspalvelupäällikkö ei juuri ehdi työpistettään sisustaa: Oulun ”pääkonttorille” saapumista edelsi Siuntion, Inkoon, Mynämäen, Sauvo-Karunan ja Salon -kiertue.
– Minä annan Kipalle kasvot. Käyn joka seurakunnassa valmistamassa heidän siirtymistään asiakkaiksemme, kouluttamassa ja kertomassa mistä on kyse, Saloniemi kertoo työnkuvastaan.
Isot ohjelmistot käytössä
Johtaja Seija Mäenpää kertoo Kipasta palveluorganisaationa.
– Tuemme seurakuntien taloushallintoa tarjoamalla niille kirjanpidon, reskontran ja palkkalaskennan palveluja. Seurakunnissa jää resursseja keskittyä paremmin ydintehtäväänsä.
Mäenpää tuli tehtävään Oulun kaupungin palvelukeskuksesta. Hän on ollut taloushallinnon työ- ja kehitystehtävissä yli 30 vuotta.
Kaikki seurakunnat siirtyvät Kipan asiakkaiksi viimeistään vuonna 2017. Siirtymäaika ottaa huomioon kirkon työntekijäkuntaan kohdistuvat eläköitymislaskelmat. Kipan palvelut mahdollistavat myös isojen ohjelmistojen käytön pienissä seurakunnissa, joilla ei olisi itsellään varaa ohjelmistoja hankkia.
Muutos on aina vaikeaa
Suomen seurakuntia kiertävä Anne Saloniemi tuntee hyvin Kipaan kohdistuvan kritiikin. Toisaalta, entisenä Tornion seurakuntayhtymän talouspäällikkönä hän tuntee ruohonjuuritasolta asti sen maailman mihin on nyt keskitettyjä taloushallinnon palveluja tarjoamassa.
– Siksi sanonkin aina, että kertokaa nyt kaikki huolenaiheenne, puhutaan suoraan, asioista niiden oikeilla nimillä!
Ja huolia riittää: ohjelmistojen hallinta ja hankaluus, miksi meidän pitää muuttaa jotain jo toimivaa ratkaisua, entäpä tietoturva?
– Ohjelmistoja voi opetella, toimiviakin ratkaisuja on hyvä tarkastella uusista näkökulmista ja tietoturvasta vastaa kirkkohallitus, sillä kaikki tapahtuu Kirkko-verkon sisällä. Suurin haaste on lopulta kuitenkin aina muutos, Saloniemi tietää.
– Ja huhujen korjaaminen, hän lisää.
On se aiemminkin maksanut
Anne Saloniemi kaivaa esiin palveluista maksettavan hinnaston.
– Kuulen usein, että ”tämähän on meille nykyään ilmaista, kun minä laitan nämä laskut tai palkat eteenpäin”. Miksi yhdestä palkkalaskelmasta pitäisi maksaa 12,77 euroa? Tai ostolaskusta 2,92? Matkalaskusta 5,61?
Laskuille on kuitenkin perusteet. Seurakunnissa tehty näkymätön työ muuttuu näkyväksi, kun sille on hintalappu.
– On laskettu, että yhden myyntilaskun käsittely maksaa oikeasti noin 30 euroa, Saloniemi vertaa.
– On tietysti iso muutos opetella vaikka kokoamaan yhdelle matkalaskulle useampien matkojen kilometrikorvaukset. Myös aikataulujen pitäminen on oma haasteensa. Mehän emme täällä voi tietää yhtään mitään muuta kuin sen, mitä seurakunta meille järjestelmän kautta syöttää.
Seurakunnat ratkaisevat itselleen sopivalla tavalla sen, kuka tietoja Kipan järjestelmiin syöttää.
– Sekin on usein miten muutos aiempiin toimintatapoihin, Saloniemi tietää.
Puhtaalta pöydältä, ilon kautta
Kipassa mietitään jatkuvasti keinoja auttaa asiakasta. Seurakunnista koulutetaan kaksi vastuuhenkilöä, joiden tehtävänä on kouluttaa eteenpäin. Oulun päässä järjestetään lähitukineuvontaa, on videokoulutusta, on avointen ovien päivää.
– Kutsumme aina asiakkaiksemme tulevat seurakunnat tänne Ouluun tutustumaan meihin ja tiloihimme. Kaikilla on päällä Kipan oranssit huivit, ja olemme lähes kaikki käytettävissä vieraita varten, Saloniemi kertoo.
Silmiinpistävää Oulussa onkin kaikkialta huokuva hyvä henki, vaikka Kipa on huoneita, tietokoneita ja ihmisiä. Taloushallinnon ammattilaiset ovat tulleet erilaisista taustoista yhteen, osa seurakunnista, osa julkiselta tai yksityiseltä sektorilta. Talossa on reilut 100 työntekijää, Porvoossa viime syksynä aloittaneessa Kipan osastossa on kuusi.
– Miten usein ihminen saa olla elämässään rakentamassa jotain aivan uutta! Tämähän on valtavan hieno mahdollisuus, Kipaa edeltänyttä viisivuotista Heta-hanketta vetänyt Saloniemi iloitsee.
– Tämä on paljolti muutoksen johtamista, kun jotain luodaan puhtaalta pöydältä, Seija Mäenpää arvioi nykyhetkeä.
Nyt Kipa on myös itsensä asiakas, kun kirkkohallitus siirtyi Kipan asiakkaaksi.
– Näemme toiselta puolelta miltä tämä kaikki näyttää. Kehitystyöhän ei hetkessä lopu, Saloniemi muistuttaa.
Mitä vastaat Kipaa käyttävälle seurakunnalle?
Mitä sanot sen seurakunnan työntekijälle, joka on tulossa Kipan asiakkaaksi, asiakaspalvelupäällikkö Anne Saloniemi?
– Tervetuloa! Vastaanottoprojekti toteutetaan yhdessä seurakunnan kanssa. Meillä on riittävästi resursseja auttaa ja olla tekemässä siirtymävaihetta yhdessä, kouluttaen ja tekemällä siirtymä turvallisesti.
Mitä sanot Kipan palveluja käyttämään siirtyneelle asiakkaalle, joka on tyytymätön?
– Usein siirtymän jälkeen seuraakin niin kutsuttu työläs vaihe. Asioita pitää opetella. Viestimme on silloinkin: Olemme edelleen käytettävissä, auttamassa ja hakemassa ratkaisuja, joilla asiakkaan työtä voidaan helpottaa ja tukea.
Jos ongelmat jatkuvat työläänkin vaiheen jälkeen, ja asiakas on tyytymätön, mikä on viestisi hänelle?
– Pilotoimme jatkuvasti uusia ratkaisuja tämän tyyppisiin ongelmiin, jotta pääsisimme eteenpäin. Erityisesti etsimme hyviä varhaisen tuen malleja.
Katso Kipan esittelyvideo:
Ilmoita asiavirheestä