Seurakuntien työntekijöiden kokemusten mukaan terveessä ja hyvinvoivassa työyhteisössä on usein myös toimivat kokoukset. Hyvä merkki on se, että ongelmista uskalletaan keskustella ajoissa ja suoraan.
Aikaiset aamukokoukset tuntuvat iltatyön tekijöistä hankalilta ja liian isoissa kokouksissa osa porukasta turhautuu ja keskittyminen herpaantuu.
Hyvä kokous on vastaajien mukaan hyvin ennalta valmisteltu, asialistassa pysyttelevä ja napakasti etenevä. Toisaalta kiireen tuntua pitää välttää, jotta listan ulkopuolelta nousevat tärkeät ja ajankohtaiset aiheet saadaan myös esiin ja käsiteltyä.
Kotimaa Pro lähetti nimettömiä kyselyjä eri työntekijäryhmien edustajille eri puolille Suomea erikokoisiin seurakuntiin keräten kokemuksia työpaikkakokouksista. Vastaajista kukaan ei ole töissä niissä seurakunnissa, joiden kirkkoherroja on viime torstaina ilmestyneessä, samaa aihepiiriä käsitelleessä Pro-jutussa haastateltu.
”Tehotonkin tiimi kuvittelee olevansa tehokas”
Nykyisin Länsi-Suomessa työskentelevä kanttori, jolla on työkokemusta useista isoista seurakunnista, kertoo osallistuneensa sekä erittäin hyvin toimineisiin että tehottomiin kanttoreiden tiimikokouksiin.
– Jännä havainto on ollut se, että tehotonkin tiimi kuvittelee toimivansa tehokkaasti. Vaikuttaa olevan myös niin, että siellä missä olisi erityisesti tarvetta kiinnittää kokoustekniikkaan huomiota, asiasta puhuminen on arka paikka eikä kunnon keskustelu ole mahdollista. Ihmettelen, miten vähän seurakunnat jakavat näistä keskenään tietoa ja kokemuksia.
Kanttorin mukaan kokouskäytäntöjen toimivuus on usein suoraan verrannollinen työyhteisön työhyvinvointiin.
– Siellä missä henkilöstön osaaminen ja kunkin työntekijän erityispiirteet saadaan kudottua toimivaksi verkostoksi, sujuvat myös kokoukset hyvin ja tehokkaasti.
”Yhteinen kirkkohetki on rauhoittava alku kokoukselle”
Suuret kokoukset ovat sekä kanttorin että pohjoissuomalaisen diakoniatyöntekijän mukaan kokousteknisesti erityisen haastavia.
– Kokoukset turhauttavat, kun joukkoa on koolla tosi paljon ja kirkkoherra istuu jossakin kymmenien metrien päässä. Vain muutamat avaavat suunsa. Osa kutoo, osa selaa kännykkää tai läppäriä. Tällaisessa kokouksessa kokouskäytänteet ovat aivan hukassa ja toisten kuunteleminen tuntuu olevan toisarvoista, diakoniatyöntekijä pohtii.
Hyvän kokouksen tunnusmerkeiksi hän nimeää ajoissa osallistujille saapuvat kokousmateriaalit, rakentavan ja avoimen kokousilmapiirin sekä sujuvan mutta kiireettömän kokouksen etenemisen.
– Asioiden tiedottaminen kaikille yhtäaikaisesti on tärkeää ja lopettaa käytäväpuheet. Yhteinen kirkkohetki on rauhoittava alku kokoukselle ja etuoikeus keskellä työpäivää, diakoniatyöntekijä sanoo.
”Nopein ja kovaäänisin johtaa kokousta ja muut ovat hiljaa”
Nuorisotyönohjaaja Länsi-Suomesta on hyvin turhautunut seurakuntansa työntekijäkokouksiin, joita pidetään kerran kuussa.
– Ne pidetään aina aamuisin kahdeksalta, mikä turhauttaa pääosin iltatyötä tekevää. Turhautumista lisää se, että kokouksissamme ei ole esityslistaa eikä muutakaan suunnitelmaa. Keskustelu tai luennointi sujuu niin, että nopein ja kovaäänisin johtaa ja muut ovat hiljaa. Yrityksistä huolimatta tilanteeseen ei ole saatu mitään muutosta.
Nuorisotyönohjaaja painottaa, että puheenjohtajan tulee varmistaa, että kokouksessa pysytään asiassa eikä jaaritella tuntikausia. Tässä auttaisi esityslista, jonka aiheissa pysytään. Mahdolliset muut asiat pitäisi käsitellä vasta kokouksen lopussa.
– Jos ihmiset vain kutsutaan paikalle ja katsotaan sitten mitä tapahtuu, ei yleensä tapahdu yhtään mitään hyödyllistä.
”Monet asiat voi hoitaa sähköpostilla tai puhelimella”
Useissa seurakunnissa työskennellyt diakoni Etelä-Suomesta arvostaa nykyisen työpaikkansa kokouskäytäntöjä.
– Kokouksia vältetään viimeiseen asti ja ne pyritään pitämään lyhyinä. Isoja koko työyhteisön kokouksia on harvoin ja se on hyvä. Tiimit kokoontuvat joka toinen viikko kolme tuntia ja se riittää. Monet asiat voi hoitaa myös sähköpostilla tai puhelimitse.
Diakonin mielestä on tärkeää, että kokouksella on jämäkkä puheenjohtaja ja selkeä aihe sekä tiedossa oleva päättymisaika. Rukous alussa tai lopussa on luonteva osa työkokousta seurakunnassa.
– Hölisevät, omaa puhettaan, kaskujaan ja juttujaan rakastavat henkilöt ovat kokouksissa piinallista seuraa, hän mainitsee.
Kuva: Matti Pikkujämsä
Lue myös:
Kirkkoherra: ”Kännyköiden ja läppäreiden räpläys häiritsee työkokouksia”
Ilmoita asiavirheestä