Vantaan Tikkurilan seurakunnassa on voinut varata sähköisesti ajan diakoniatyöntekijän puheille tämän vuoden alusta alkaen.
– Ensimmäisen viikon kahdestakymmenestä ajasta oli nopeasti varattu 18, vaikka emme olleet vielä edes mainostaneet sähköistä ajanvarausmahdollisuutta. Selkeää tilausta sähköisille ajanvarauksille siis on, kertoo idean äiti, Vantaan seurakuntien rekisteripäällikkö Emilia Launonen.
Pilottikokeilu on osa laajaa neljän seurakuntayhtymän sähköisen asioinnin hanketta, jossa pyritään saamaan seurakuntalaisten käyttöön mahdollisimman kattavat mahdollisuudet sähköiseen ajanvaraukseen. Launonen on hankkeen projektipäällikkö.
Mukana ovat Vantaan yhtymän lisäksi Lahti, Turku ja Oulu. Myös Helsingin seurakuntayhtymä on lähdössä mukaan ja Espoon yhtymän kanssa käydään alustavia keskusteluja.
– Vielä tämän kevään aikana pyrimme saamaan Vantaalla pilottikäyttöön myös sähköisen kastevarauksen, vihkivarauksen ja hautaan siunaamisen varauksen. Asiakas voi siis itse varata verkossa papin, kanttorin ja tilan toimitukseen haluamanaan ajankohtana, Launonen kertoo.
Jatkossa sähköistä varausjärjestelmää on tarkoitus soveltaa myös esimerkiksi päivystävän papin tapaamisiin.
– Tärkeintä on, että seurakuntalainen saa asiansa vireille silloin kun haluaa. Hän ei ole enää riippuvainen virastojen ja palvelupisteiden aukioloajoista, jotka varsinkin pienemmissä toimipisteissä saattavat olla hyvinkin rajalliset.
Kirkkoherrojen vankkumaton tuki oli välttämätön projektin onnistumiselle
Emilia Launosen mielessä ajatus sähköisistä ajanvarauksista on kytenyt jo vuosia. Kun hän oli suunnittelemassa Vantaan seurakuntayhtymään keskusrekisteriä, siellä otettiin käyttöön vuoden 2009 alussa sähköinen mahdollisuus tilata virkatodistus. Vähitellen yhä useammat ryhtyivät käyttämään tätä mahdollisuutta.
Myös palvelumuotoiluyritys PALMUn tekemissä kyselyissä selvisi, että nettiasiointi on seurakuntalaisten mielestä nykypäivää. Jäsen 360 – selvitykset todistivat samaa.
Aluksi asioinnin hankkeet ja yhteisen asiakaspalvelun kehittäminen kuitenkin kaatuivat Vantaalla siihen, että seitsemän itsenäisen seurakunnan yhteistyölle ei löytynyt sopivaa ajankohtaa ja tahtotilaa.
Kun osa seurakuntien työntekijöistä sitten osallistui palvelumuotoilun koulutukseen, Launonen valitsi projektityönsä aiheeksi saada kastetoimitusten varaukset verkkoon. Hautaustoimen päällikkö Minna Aho otti tavoitteekseen saattaa nettiin hautaan siunaamisen asiakaspalvelua.
– Kun kolmen seurakunnan kirkkoherrat sitoutuivat projektiin, se lähti etenemään. He ovat vetäneet seurakunnissaan toimintakulttuurin muutosprosessin, jonka yhteinen sähköinen ajanvarausjärjestelmä vaatii. Heidän loistava asenteensa ja tukensa on ollut projektin onnistumisen tae, Launonen kiittää.
Kyseessä ovat Tikkurilan kirkkoherra Janne Silvast, Vantaankosken kirkkoherra Hannu Pöntinen ja Korson kirkkoherra Pirkko Yrjölä.
Suurin haaste oli päästä alkuun
Jotta sähköinen ajanvaraus toimii, pitää mukana olevissa seurakunnissa olla varauksiin liittyen yhtenäiset prosessit ja yhtenäinen toimintakulttuuri. Prosessit pitää kuvata ja pelisäännöt sopia selkeiksi, jotta ne voidaan automatisoida.
Työ on ollut vantaalaisten kokemuksen mukaan palkitsevaa ja se vapauttaa vähitellen työntekijäresursseja muihin tehtäviin.
– Suurin haaste oli päästä alkuun. Sen jälkeen kehittämistyö on ollut todella mielekästä hommaa. On ollut upeaa edistää sitä innostuneiden ihmisten kanssa, Launonen kertoo.
Sähköisen asioinnin palvelu on rakennettu pilottiseurakunnissa toiminnanohjausjärjestelmä Primen päälle. Monissa seurakunnissa on käytössä vastaava Katriina-ohjelmisto.
– Olen kuullut, että heilläkin olisi vastaava hanke vireillä.
Järjestelmä on yhteydessä Kirjuriin ja käytössä on vahva valtionhallinnon tunnistautumismenetelmä suomi.fi.
Pian kaikissa seurakunnissa voi pyytää avioliiton esteiden tutkintaa sähköisesti
Sähköisten palvelujen kehittämisessä ei ole tarkoituksena, että seurakunnat muuttuisivat luoksepääsemättömiksi, Launonen vakuuttaa. Seurakuntalainen voi edelleen tulla halutessaan paikanpäälle keskustelemaan toimituksista ja varaamaan aikoja. Myös mahdollisuus soittaa säilytetään.
– Vantaan kolmessa pilottiseurakunnassa on kokeiltu asiakaspalvelussa ja toimitusvarauksissa myös yhden numeron periaatetta. Numeroon vastataan vuorotellen eri seurakunnista. Näinkin voidaan säästää resursseja.
Sähköisen ajanvarauksen jälkeen varsinaiset keskustelut ja toimituskeskustelut käydään seurakunnan työntekijöiden kanssa kasvokkain kuten aina ennenkin.
Lähiaikoina myös kokonaiskirkon palveluihin tulee mahdollisuus saada sähköisesti vireille avioliiton esteiden tutkinta.
– Tämä palvelu tulee kaikkien seurakuntien käyttöön ilman erillisiä seurakuntakohtaisia kustannuksia, Launonen kertoo.
Kuva: Jussi Granström
***
Seuraa Kotimaata Facebookissa ja Twitterissä.
Jos et ole vielä Kotimaan tilaaja, voit tilata lehden täältä